Hybridarbetet, modellen där arbete på en gemensam arbetsplats mixas med arbete helt eller delvis på distans, har kommit för att stanna, men det är först i höst det sätts på prov. Det finns stora utmaningar med att få en hybridmodell att fungera. I rapporten Fem problem med hybridmodellen, kartlägger Sodexo de problem som hybridarbetsplatser står inför och hur företag kan motverka dem.
En hybridmodell där man arbetar hemma under vissa dagar och på den gemensamma arbetsplatsen under andra dagar har blivit ett frekvent svar när såväl företag som anställda tillfrågats om arbetslivet efter pandemin. Flexibilitet kommer att bli en stark konkurrensfördel för företag, eftersom talanger kommer efterfråga möjligheten till distansarbete i allt större utsträckning. Men att införa en hybridmodell kräver mer än ett beslut om att låta medarbetare arbeta helt eller delvis på distans.
Sodexo har som en av världens största arbetsgivare med över 400 000 medarbetare, kartlagt problemen som följer med en hybridmodell och presenterar i sin rapport vilka lösningar som behövs för att hybridarbetet ska fungera bra. De största utmaningarna står ledare och chefer på företag inför, eftersom de ansvarar både för medarbetarnas och företagets välmående och framgång.
För att möta omställningen och de förändrade behoven, både hos sig själva och för att stötta sina kunder, har Sodexo tagit fram en checklista med insatser de rekommenderar för en framgångsrik hybrid arbetsmodell.
1. Full inkludering – gemensamma villkor och lika möjligheter att delta
Distansarbete ska inte innebära sämre förutsättningar och karriärmöjligheter i utbyte mot större flexibilitet. Det finns risk för exkludering av medarbetare som arbetar till stor del på distans, samtidigt som närvaro på kontoret premieras. För att motverka exkludering ska möjligheterna och förutsättningarna vara lika goda, oavsett var man arbetar eller vilka behov man har. Om någonting ska mätas är det prestation och leverans, inte fysisk närvaro. Här behövs insatser för att överbrygga gapet mellan den fysiska och digitala arbetsplatsen. Investeringar i rätt teknik och ett nytt perspektiv på tillgänglighet är viktigt för att en hybrid arbetsplats ska vara inkluderande.
2. Bygg upp en omnikultur tillsammans
Hybridmodellen skapar nya problem för företagskulturerna. Det finns risk för att det skapas kluster, där inhouse-medarbetarna, distansarbetarna och de som pendlar mellan inhouse- och distansarbete formar olika kulturer, vilket försvårar en stark företagskultur. Därför måste vi frikoppla kulturen från den fysiska arbetsplatsen och bygga en ny gemensam omnikultur, som omfattar samtliga som arbetar inom företaget och som är oberoende av tid och rum. Att se till att förutsättningar, aktiviteter, deltagande i företaget och förmåner är gemensamma för alla medarbetare är en viktig början, samt att involvera medarbetarna i kulturskapandet.
3. Hybridmodellen kräver de gamla arbetssättens avgång
Hybridmodellen innebär nya och stora utmaningar för ledarskapet. Möteskultur, rutiner och standarder som är anpassade för att alla är på samma plats är inte kompatibla med en hybridmodell och måste därför omarbetas. Chefer som har medarbetare både på kontoret och på distans kommer att behöva ha ett samordnande uppdrag, för att få dynamiken mellan utspridda teammedlemmar att fungera och för att medarbetarna ska må bra. Samtidigt krävs ett större självledarskap från medarbetarnas sida. Därför är det viktigt att investera i kompetensutveckling och utbildning kring ledarskap, distansledarskap och hälsa.
4. Skapa en arbetslivsstrategi
Det är en fin balans mellan att tillgodose individuella medarbetares, arbetsgruppers och hela företagets behov för ett optimalt arbete. En utmaning är individers preferenser för hybridarbete som kan skilja sig mellan teammedlemmar, där medarbetare i ett team vill arbeta hemma olika veckodagar. Något som också är viktigt för dynamiken är en mix av medarbetare med längre erfarenhet, som kan guida mindre erfarna medarbetare, som även kommer med nya insikter och färdigheter. För att skapa en bra balans i hybridarbetet är det viktigt att ha en genomarbetad arbetslivsstrategi där medarbetarna och deras perspektiv är med i arbetsprocessen.
5. Utvärdera, lägg resurser på optimering och tänk flexibla lösningar
Som kontrast till problemet med att personer har olika preferenser för när de vill arbeta hemma respektive på kontoret, finns problemet om alla vill arbeta på kontoret samma dagar om företaget har krympt lokalerna. Lösningen kommer snarare att vara en omformning och optimering av kontoren än att krympa lokalerna, och vidare utvärdera mönstren av hur medarbetarna rör sig för att anpassa inköp och service utefter detta. Det är viktigt att ta med sig att beläggningen på kontoren kommer att skifta och därför kräva mer anpassningsbara lösningar och teknik. Flexibla lösningar för till exempel luncher och konsumtionsprodukter, facility management och yta kommer att vara ett viktigt steg mot en bättre optimerad arbetsplats.