Comment repenser vos espaces de travail pour plus de performance ?
Fragilisées par la crise économique et bousculées par l'essor rapide de nouveaux modes d'organisation, de nombreuses entreprises se mobilisent aujourd'hui pour repenser et réorganiser leurs espaces de travail. L'occasion de réaliser des économies, mais aussi de proposer aux salariés un environnement de travail post-covid stimulant et épanouissant.
Comment optimiser les espaces de l’entreprise ? Comment rationaliser son empreinte immobilière et rentabiliser les m2 ? Comment redimensionner son offre de services et proposer plus de flexibilité d’usage ? Faisons le point !
Comme il semble désormais loin, ce mois de janvier 2020, où des salariés sans masque se croisaient au sein d'open-spaces bondés. Un an après le début de la pandémie, les mesures sanitaires et le recours massif au télétravail ont, dans un même mouvement, dépeuplé les espaces de travail et amené les organisations à se pencher sur la capacité d’adaptation de leurs actifs immobiliers. D'abord pour d'évidentes raisons financières. En septembre 2020, le livre blanc « Nouveaux usages au travail : la nécessaire métamorphose des environnements de travail » publié par Sodexo, rappelait ainsi que l'immobilier représente le deuxième poste de coûts des entreprises tertiaires et que le taux moyen d'occupation des bureaux se situe en moyenne à seulement 60 %.
Sur le papier, le calcul semble donc évident pour les dirigeants. Une optimisation des surfaces leur permettra à la fois d'alléger les dépenses de fonctionnement, tout en proposant un nouveau cadre de travail mieux aligné sur les attentes de leurs collaborateurs. En pratique, une telle métamorphose n'est pourtant pas si aisée. Il convient en effet d'agir par étapes et de repenser totalement l'aménagement des espaces.
Mesurer l'occupation des espaces
Avant toute chose, les entreprises désireuses d'optimiser leurs surfaces doivent d'abord bien identifier leur niveau réel de sous-occupation et évaluer les espaces réellement utilisés. Par exemple, l’utilisation de capteurs permet d’analyser et de piloter le taux d’occupation et le respect de la jauge maximale d’un bâtiment. Dans son livre blanc « Demain, à quoi ressembleront nos bureaux ? » Bureau Veritas Solutions préconisait ainsi, en novembre 2020, de débuter tout projet de réaménagement par la réalisation d'une étude capacitaire.
« Cet outil permet de déterminer, de la façon la plus précise possible, les effectifs admissibles dans des bâtiment soumis au Code du travail et/ou au règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public. Elle peut porter sur un seul niveau, un bâtiment, ou encore tout un ensemble immobilier. »
Incontournable, cette approche technique et réglementaire ne reste qu'une première étape. Ses résultats doivent en effet être complétés par une étude de terrain portant sur la vie du bâtiment (horaires de présence, interactions, habitudes...) afin de disposer d'une vision globale et précise du niveau de sous-occupation. Le diagnostic fixé, les dirigeants doivent alors trancher entre deux options d'optimisation : soit la ré-attribution en interne des espaces superflus à de nouveaux usages (services, espaces de créativité, restauration...), soit leur location - voire leur cession - à d'autres organisations.
Repenser globalement l'espace de travail
Redimensionnés aux besoins réels de l'entreprise, les espaces de travail conservés doivent ensuite faire l'objet d'une refonte afin de s'adapter aux modes de travail du « nouveau normal ». Il s'agit notamment de convaincre les télétravailleurs de renouer – à temps plein ou à temps partiel - avec les locaux de l'entreprise grâce à la promesse d'une expérience de travail augmentée. Comment ? Par exemple en optant pour le desk sharing (ou bureau dynamique). Initiée par les start-up et les opérateurs de coworking, cette approche propose d'en finir avec le traditionnel bureau unique. Un espace en desk sharing se caractérise ainsi par un environnement décloisonné dans lequel cohabitent différents espaces neutres et modulaires. En fonction de son travail ou de son humeur du moment, le collaborateur pourra ainsi opter pour l'un des différents espaces proposés : plan de travail individuel, creative room, espace détente, salle de visioconférence... Une approche plus ludique et plus nomade du bureau qui doit garantir aux équipes une expérience collaborateur et une qualité de vie au travail optimale, malgré la réduction des surfaces.
Optimiser (aussi) les espaces de restauration
Enfin, pour être en phase avec les enjeux du moment, cette nouvelle planification des espaces de travail doit intégrer une offre innovante de services (conciergerie, room-service, contrôle d'accès 24/24...). Objectif : répondre à l'aspiration des salariés de se sentir au bureau - presque - comme à la maison. Toujours classée parmi les services les plus appréciés des collaborateurs, la restauration est évidemment impactée par cette nouvelle donne. Modulaire, compacte et simple d'installation, l'offre Tasty&Co proposée par Sodexo s'adresse ainsi aux entreprises à la recherche d'une solution - provisoire ou définitive - de restauration moins coûteuse et moins gourmande en surface qu'un self traditionnel.
Sans cuisine intégrée, Tasty&Co constitue une réponse innovante et performante au besoin de redimensionnement des services (dont la restauration) des entreprises dans le cadre de leurs stratégies d'optimisation immobilière. Sans rogner, promis, sur la qualité des prestations proposées et sur la convivialité offerte aux utilisateurs. Plus compact et plus flexible, l'environnement de travail post-covid s'annonce avant tout plus humain.
Vous ne disposez pas (plus) d’une cuisine équipée et vous souhaitez régénérer le lien social dans votre entreprise et booster l’expérience collaborateur ? Nous avons la solution ! Sodexo a créé Tasty&Co - une offre unique qui combine espace de convivialité, services à la carte et restauration servie sur place dans un espace limité.
Le concept ? Un lieu de vie et de restauration animé par un Enjoy Officer pour faire une pause, prendre un repas équilibré ou simplement travailler autrement.