Hybridityömalli laittaa monet yritykset arvioimaan uudelleen työtilojensa merkitystä ja toimivuutta. Aiempaa matalampi ja vaihtelevampi tilojen käyttöaste vaatii toimia myös kustannusnäkökulmasta.
Hybridimallista on puhuttu jo jonkin aikaa, mutta mitä se tarkoittaa työtilojen kannalta? Yrityksissä ymmärretään jo, että hybridimallia palveleva työpaikka on muutakin kuin hyvä WiFi-yhteys ja ergonominen työtuoli. Paras ratkaisu voi vaihdella paljonkin alasta, työntekijöistä, resursseista ja yrityksestä riippuen. Hybridiajan työympäristöjä yhdistää kuitenkin pyrkimys joustavuuteen, taloudellisuuteen ja ekologisuuteen.
Kaikille sopivaa yhtä ratkaisua ei ole olemassa. Työntekijöiden tarpeet vaihtelevat toimialoittain ja yrityksittäin, joten myös ratkaisut tulee hakea aina yrityskohtaisesti. Vuoropuhelu henkilöstön kanssa auttaa löytämään parhaan ratkaisun kuhunkin tilanteeseen, sanoo Sodexo Suomen toimitila- ja kiinteistöpalveluiden kehityksestä vastaava johtaja Ilkka Pentikäinen.
Koronapandemian alussa jotkut puhuivat jopa toimistojen kuolemasta. Kohtalokkaat ennustukset eivät ole toteutumassa, mutta ei ole myöskään paluuta vanhaan. Toimistojen tarve ei katoa, mutta hybridimallissa ne palvelevat erilaisia tarkoituksia kuin aiemmin. Hybridityössä toimitilojen on oltava aiempaa joustavampia ja mukauduttava uudenlaisiin käyttötarpeisiin.
Ihmiset eivät enää tule toimistoon vain tavan vuoksi, vaan jotakin tarkoitusta varten. Työympäristön on oltava tarpeeksi monipuolinen, jotta se palvelee erilaisia tapoja tehdä yhteistyötä. Lisäksi sen on vastattava kaikkien työntekijöiden hyvinvointitarpeisiin, Pentikäinen näkee.
Joustavuudella kohti kestävyyttä
Hybridityön myötä monen yrityksen tilantarve on aiempaa vähäisempi. Miten siis vastata aiempaa suurempaan joustavuuden tarpeeseen kustannustehokkaasti?
Yhtenä vastauksena pidetään niin sanottuja modulaarisia työtiloja ja joustavaa ratkaisua, jonka avulla tiimit voivat yhdistää tai jakaa tiloja ja jossa akustiset väliseinät ja hyllyt voidaan järjestää aina uudelleen tarpeen mukaan.
Joustava työympäristö on samalla askel kohti ekologisempaa työelämää. Luopumalla työntekijöiden vakituisista työpisteistä konttorilla voidaan pienentää yrityksen kiinteistöjalanjälkeä ja samalla saada aikaan säästöjä.
Älyteknologian ja data-analytiikan avulla esimerkiksi tilojen käyttöastetta ja reaaliaikaista energiankulutusta voidaan seurata hyvinkin tarkasti, ja esimerkiksi Sodexo voi auttaa asiakkaitaan tässä mittaamalla yritysten tilankäyttöä ja auttamalla optimoimaan tilahallintapalveluja ja tuottamalla yrityksille dataa ja analyyseja työympäristöjen kehittämiseksi.
Kolme tärppiä työympäristön suunnitteluun
Mistä työympäristön kehittäminen pitäisi aloittaa? Sitä ei kannata tehdä mutu-tuntuman pohjalta tai ilman asiantuntemusta. Liikkeelle kannattaa lähteä kolmen näkökulman kautta.
1. Hanki tietoa
Älä suunnittele uusia työtiloja tyhjiössä, sillä hybridiajan työympäristön on palveltava kaikkia työntekijöitä ja työtapoja. Niinpä keskustelussa kaikilla tilankäyttäjillä ja asiantuntijoilla on tärkeä rooli.
2. Aseta ihmiset keskiöön
Hybridiaikana työntekijät tulevat työpaikalle vain silloin, kun heillä on siihen hyvä syy – toisin sanoen työympäristön on tarjottava heille jotain, mihin etätyö ei pysty. Siksi työympäristöjen suunnittelun lähtökohtana on oltava ihmisten kokemukset, tarpeet ja toiveet, joita kannattaa kartoittaa perusteellisesti ja datalähtöisesti, jotta suunnittelun pohjaksi saadaan oikeaa ja hyödyllistä informaatiota. Lisäksi työympäristöjen tulee tukea yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.
3. Vastuullisuus
Onko hybridiajan työympäristö taloudellinen ja ekologinen? Palveleeko se yrityksesi arvoja pitkällä aikavälillä? Muista, että vastuulliset työtilat tarkoittavat muutakin kuin pieniä päästöjä ja uusiutuvista materiaaleista tehtyjä kalusteita – tukevatko työtilat monimuotoisuuden toteutumista työpaikalla esimerkiksi siten, että myös rajoitteista kärsivät voivat hyvin läsnätyössä? Tukeeko työympäristö henkistä ja fyysistä hyvinvointia?
Lue lisää hybridiajan työympäristöistä Breathing Space: A New Workplace Comes to Life -raportistamme, jonka voi ladata ilmaiseksi täältä: https://www.sodexo.com/inspired-thinking/new-workplace-comes-to-life-1.html