Miten hyvin toimitilanne tukevat työntekijöidenne hyvinvointia?

Nykytarkoitusta entistä paremmin palvelevat Sodexon pääkonttorin toimitilat valmistuivat muutama vuosi sitten.

Koronapandemian aikana taisimme kuitenkin tottua vähän liiankin hyvin etätyöskentelyyn. Vaikka asiantuntijatyö sujuikin kotikonttoreilla varsin tehokkaasti, etäily valitettavasti tarkoitti myös etääntymistä yhteistyöstä. Samalla etätyö verotti työn ohessa oppimista, kun satunnaiset kahviautomaattikeskustelut ja vierikylvyt työtovereiden kanssa jäivät pois.

Sen lisäksi, että vajaakäytöllä toimivat tilat ovat energia- ja vuokrasyöppöjä, on puolityhjillä toimitiloilla myös luotaantyöntävä vaikutus. Kuka nyt haluaisi tulla toimistolle vain istuakseen huonosti ilmastoidussa puhelinkopissa ja suorittaakseen sitä samaa Teams-maratonia, jonka voi työmatkasäästön vuoksi hoitaa myös kotikonttorilla – tehden samalla ”hieman” pidempää päivää?

Lähdimme tutkimaan toimitilojemme käyttöä, ei pelkästään käyttöastetta, vaan syvällisemmin myös sitä, millainen merkitys toimitiloilla meille on. Osallistimme asiantuntijoitamme muutosmatkalle: teimme kyselyitä, haastatteluja ja havainnoimme tilojen käyttöä. Matkan aikana opimme lisää työskentelytavoistamme ja etenkin kulttuuristamme.

Miten meillä työskennellään?

Henkilöstöllemme ei ole annettu tarkasti määriteltyjä läsnäolopäiviä, mutta tiloja kannustetaan käyttämään noin 1–3 päivänä viikossa silloin, kun se on tarkoituksenmukaista ja sopii oman päivän agendaan. Toimitiloissamme ovat käytössä pelioikeudet (vrt. -säännöt), joissa muun muassa kannustetaan vaihtamaan työpistettä päivän aikana, valitsemaan paikka jonkun vähemmän tutun vierestä ja kalenteroimaan ”törmäyspäivät” toimistolla. Havainnoinneissa huomattiin, että toimistolla työskentelevät työntekijämme seisoivat, liikkuivat ja olivat myös iloisempia suomalaiseen verrokkidataan verrattuna.

Tutkimusten perusteella kasvokkain tapahtuvissa tapaamisissa ihmiset seisovat viisi kertaa ja hymyilevät 25 kertaa suuremmalla todennäköisyydellä kuin virtuaali- tai hybriditapaamisissa. Toimitiloissa tapahtuvat kasvokkaiset kohtaamiset siis edistävät hyvinvointia.

Mikä muuttui vai muuttuiko mikään?

Itse toimitilojen muutos oli kevyt ”facelift”: kalusteiden uudelleen sijoittamista, äänieristyksen ja ilmanvaihdon parantamista, vähäisessä käytössä olleen hiljaisen huoneen käyttötarkoituksen muuttaminen monitoimitilaksi sekä vastaavasti uusia, 1–2 henkilön tiloja keskittymistä helpottamaan. Toimistoon tuotiin mySodexo-sovelluksen avulla toimiva 24/7-kioski tukemaan jaksamista päivän aikana. Järjestämme asiantuntijoille kerran kuukaudessa aamiaistilaisuuden, jossa käymme läpi yhteisiä asioita kuten tulosta, turvallisuutta ja tavoitteita. Marraskuussa tilat muuntuvat yhteistä kaamosjuhlaa varten, jossa juhlimme yhteisiä onnistumisiamme.

Tilamuutos sinänsä ei sisältänyt hokkuspokkustemppuja, sillä suurempi muutos tapahtui ajattelutavassamme ja kulttuurissamme. Siinä missä turvallisuus on ollut yksi prioriteeteistamme jo vuosien ajan, olemme nyt alkaneet ymmärtämään psykologisen turvallisuuden merkityksen inhimillisen johtamisen, innovaatiokyvykkyyksien ja tuottavuuden kannalta. Nolla tapaturmaa -ajattelu (Zero Harm Mindset) tähtää siihen, että meillä ei tapahdu myöskään vahinkoa mielelle. 

Tuottavuus – luovuus – hyvinvointi – oppiminen

95 % asiantuntijoistamme koki tilamuutoksen positiiviseksi: tilat olivat nyt käyttötarkoitukseensa toimivammat ja mahdollistivat paremmin hybridityötä. Ennen muutosta kaksi kolmesta asiantuntijasta arvioi työskentelevänsä 2–4 päivänä viikossa toimitiloissa ja joka kolmas vain yhtenä päivänä viikossa. Muutoksen jälkeen kaksi kolmesta uskoo työskentelevänsä jopa 3–5 päivää viikossa toimitiloissa. 87 % vastanneista oli sitä mieltä, että työkaverien näkeminen toimistolla edesauttoi hyvinvointia. 83 % kertoi, että lounas kollegoiden kanssa oli päivän tärkein hetki ja 74 % myös koki saavansa asioita hyvin aikaiseksi työskennellessään toimistolla.

On ilahduttavaa nähdä nyt yhä enemmän kollegoita toimistolla ihan 3D:nä. Myös työpäivän ulkopuolisista asioista puhutaan avoimemmin. Uskalletaan myös sanoa, jos tänään on energiamittarissa vain 10 % jäljellä. Aikaisemmin tunnistimme, että monimuotoisuutemme lisää yrityksemme tuottavuutta. Nyt tunnistamme, että neurobiologinen monimuotoisuus ja jokaisen kyvykkyyksien oikeanlainen hyödyntäminen lisäävät työtyytyväisyyttämme, sitouttavat ja houkuttelevat uusia työntekijöitä, mahdollistavat laadukkaamman päätöksenteon sekä lisäävät asiakasymmärrystä ja innovaatioita.

Minkäänlainen tila itsessään ei lisää ihmisten hyvinvointia ilman turvallista työympäristöä, toimivia rakenteita ja avoimuuden ilmapiiriä. Ihmiset ja työkaverit ovat ne, jotka saavat meidät liikkeelle, hymyn huulille ja voimaan hyvin – unohtamatta niitä niin-ihanan-tärkeitä ja yhteisiä kahvi- sekä lounashetkiä työkavereiden kesken. 

Haluatko kuulla lisää siitä, miten toimitilamuutosprojektimme eteni? Tai oletko kiinnostunut tutkimaan yrityksesi työntekijöiden työskentelytapoja ja selvittämään, miten toimitiloistanne luotaisiin houkuttelevia sekä hyvinvointianne ja tavoitteitanne tukevia? Ole yhteydessä, niin kerromme mielellämme lisää 👉 Myynti